2023 세계도핑방지기구 TUE 심포지엄 겸 한국도핑방지위원회(KADA)

국제 도핑방지 세미나 운영 대행 과업지시서

2022. 12.

사업담당	국제협력부	이새롬 대리	02 2045 9832	팩스: 02 2045 9898
계약담당	운영지원부	김민지 대리	02 2045 9822

목     차

Ⅰ. 과업 개요	3

가. 행사운영대행 개요	3

나. 사업 소개	4

Ⅱ. 과업 내용	6

가. 일반 사항	6

나. 분야별 세부과업 내용	8

Ⅰ. 과업 개요

□ 개 요

ㅇ 과업명: 2023 세계도핑방지기구(WADA) 치료목적사용면책(TUE) 심포지엄                 (이하 ‘심포지엄’) 겸 KADA 국제 도핑방지 세미나(이하 ‘세미나’)                 운영 대행

ㅇ 기간/장소: 2023.5.31.(수) - 6.2.(금) 인천 송도 컨벤시아

ㅇ 규모

- 심포지엄: 약300여명 (KADA임직원 50여명 포함)

- 세미나: 약90여명 (KADA임직원 50여명 포함)

ㅇ 계약기간: 2023. 3. 2. ~ 2023.6.30. (과업기간 4개월)

ㅇ 계약금액: 금400,000,000원(금사억원) *부가가치세 포함

※ 사업예산 확보하였으나 사업계획의 조정 등의 사유로 일부 조정될 수 있음

ㅇ 사용언어: 영어

ㅇ 주요과업내용

- 참가자 초청장, 포스터 등 시각물 제작

- 참가자 등록 운영관리

- VIP, 연사, ODA대상자 등 특별관리대상 항공, 호텔, 비자 관리, 국내수송 등

- 호텔/회의시설 대관 및 숙박 예약, 루밍리스트 관리

- 커피브레이크, 오만찬, 사전 리셉션 운영관리

- 회의장 무대, 현수막, 스피커, LED스크린 등 기자재 운영관리

- 등록데스크운영, 로비 내 홍보/체험부스, 휴대품 보관소(cloak room), 사무국 등 운영관리

- 호텔<-> 행사장 수송관리 (필요 시)

- 문화체험, 공연 프로그램 운영관리

- 사회자, 진행요원 등 인력관리, 진행시나리오(영문) 관리

- WADA 전문가 회의 운영 지원 (5.30-31)

- 등록홈페이지 관리, 하이라이트영상 등 행사 개최 홍보 지원

- 결과보고서 영문/국문 제작 등

※ 상호협의가 있을 경우 사업범위 및 행사용역 세부 과업을 변경․추가할 수 있음

ㅇ 입찰(계약)방식 : 협상에 의한 계약

「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률(이하“국가계약법”)시행령」제43조 및 기획재정부 계약예규 「협상에 의한 계약체결기준」에 따른 협상에 의한 계약 체결방식

ㅇ 사업자선정방식

- 입찰참가자로부터 제안서를 제출받아 협상에 의한 계약체결기준에 의거 평가위원회에서 평가한 후 협상대상자를 선정하고 협상절차를 통하여 결정

- 평가는 기술과 가격에 대한 종합평가로 하되, 그 비중은 기술평가 90%,가격평가 10%로 배분

- 제안서 평가결과 기술능력 평가점수가 기술능력 평가분야 배점한도의 85% (76.5점) 이상인 자를 협상적격자로 선정

□ 사업소개

ㅇ 행사명: 2023 WADA TUE Symposium and KADA Anti-Doping Seminar

ㅇ 기간/장소: 2023.5.31.(수) - 6.2.(금) 인천 송도 컨벤시아

- 심포지엄: 6.1(목) - 6.2(금) *5.31 사전리셉션

- 세미나: 5.31(수)

ㅇ 참가자

- 심포지엄: VIP, 연사, 일반참가자, 국내외 이해관계자 등 300여명

- 세미나: 아시아지역 도핑방지 이해관계자 등 90여명

ㅇ 주최/주관:

- 심포지엄: 세계도핑방지기구/한국도핑방지위원회

- 세미나: 한국도핑방지위원회/한국도핑방지위원회

ㅇ 후원: 문화체육관광부, 국민체육진흥공단

ㅇ 행사목적

- 세계 도핑방지 프로그램 공유 및 KADA 프로그램 소개로 전 세계 도핑관리 발전에 기여

- 도핑방지 이해관계자 네트워크의 장 마련

- WADA 이사국 및 WADA 위원으로서 리더십 발휘 등

ㅇ 초청요건

- 심포지엄

·연사, WADA 직원 등 20명내외 항공 및 숙박 일부지원(30%)

·일반참가자: 자비참가 (참가등록비없음)

- 세미나

·아시아 지역 ODA국가 약 10명 항공, 숙박(4박), 수송 제공

·아시아 지역 내 약 40여명 숙박(4박) 및 수송 제공

·기타 참가자 자비 참가 (참가등록비없음)

ㅇ 주요행사일정(안) *주최,주관기구의 요청에 따라 변경될 수 있음

일 자	시간	내용	비고
-3일차 (5.28)	종일	WADA 직원 입국 및 체크인	5명내외 수송
-2일차 (5.29)	종일	일부 VIP 참가자 입국 및 체크인	15명내외 수송
-1일차 (5.30)	종일	참가자 입국 및 체크인	공항 웰컴카운터, 수송
	종일	WADA 전문가 회의	WADA 비용부담 및 직접운영
1일차 (5.31)	종일	일부 참가자 당일 입국	공항 웰컴카운터(필요 시)
	종일	WADA 전문가 회의	WADA 비용부담 및 직접운영
	09:00~12:00	KADA 세미나 진행	송도 컨벤시아 또는 호텔 내 *커피브레이크 1회
	12:00~13:30	오찬
	13:30~15:00	KADA 세미나 진행
	반일	문화체험	인천관광공사 차량, 신청자 한
	17:00-19:00	사전리셉션(Pre-cocktail)	송도 컨벤시아
2일차 (6.1)	08:30-12:00	WADA 심포지엄 진행	송도 컨벤시아 그랜드 볼룸 *커피브레이크 3회
	12:00~13:00	오찬
	13:00-17:00	WADA 심포지엄 진행
	18:30-21:00	환영만찬	미정 (*문화공연 포함)
3일차 (6.2)	08:30-12:30	WADA 심포지엄 진행	송도 컨벤시아 그랜드 볼룸 *커피브레이크 3회
	12:30-13:30	오찬
	13:30-17:00	WADA 심포지엄 진행
4일차 (6.3)	종일	참가자 출국 문화체험	일부 수송 지원 인천관광공사 차량, 신청자 한

Ⅱ. 과업내용

□ 일반사항

ㅇ 대행사는 제안서상의 제안 내용을 기본으로 프로그램 과업별 세부 실행계획을 한국도핑방지위원회에 제출하여 승인받도록 하며, 보완 또는 변경시에는 사전에 한국도핑방지위원회와 협의하여 최종 확정함

ㅇ 세부 행사 별 프로그램, 일정 등은 변경될 수 있으며, 이와 관련된 계획수립 및 실행은 한국도핑방지위원회와 협의하여야 함

ㅇ 투입인력의 변동은 위원회와 사전협의 후 가능하며 과업 수행에 업무 공백이 발생하지 않아야 함

- 투입인력의 업무 능력 미달 시 위원회는 인력 재구성을 요구할 수 있음

ㅇ 한국도핑방지위원회에서 제시하는 과업 내용을 기본으로 행사 전까지 쌍방이 협의하여 과업내용을 확정하며, 대행사는 특별한 사유가 없는 한 과업수행 과정에 이를 성실히 반영하여야 하고, 행사진행에 차질이 없도록 하여야 함

ㅇ 행사장 시설물 및 기타 행사진행과 관련된 제반사항은 실행 전에 한국도핑방지위원회와 협의를 거쳐야 하며, 과업지시서에 명기하지 않은 사항 또는 본 용역의 목적상 필요하다고 판단한 사항은 양측 간 협의하여 진행하여야 함

ㅇ 본 과업내용에 포함되지 않은 사항 또는 과업의 추가, 변경 등 조정이 필요한 경우에는 양측 협의 하에 진행하며 그에 따라 소요되는 비용 또 한 상호 협의 후에 진행하여야 함

ㅇ 용역수행 과정에서 과업내용 및 용역비용의 일부 조정이 필요한 경우에는 위원회와 용역수행자가 협의하여 과업 수행내용 및 용역비용을 조정할 수 있음

- 용역수행자가 위원회에 제출한 과업 세부수행 계획서상의 과업담당자를 용역에 투입하지 않을 경우 위원회는 용역비용을 조정할 수 있음

ㅇ 본 과업수행을 위하여 자료수집 등 관계기관과의 협조가 필요한 경우에는 위원회에 협조를 요청할 수 있음

ㅇ 과업수행과정에서 생산된 보고서, 조사자료 등 용역성과품에 대한 판권 등 사업 결과물에 대한 저작재산권 일체와 2차적 저작물 또는 편집 저작물의 작성권은 위원회가 소유함

ㅇ 모든 성과품은 위원회의 승인 없이 제3자에게 대여할 수 없음

ㅇ 보고서 납품 전 과업내용에 대하여 사업담당부서의 사전 검토를 받은 후 계약만료일까지 납품하여야 하며 이때 소요되는 경비는 따로 지급하지 않음

- 과업 성과품에 대하여 수정·보완해야할 사항을 요구할 경우 완료 후라도 과업수행자 부담으로 성실히 수정·보완하여 제출하여야 함

- 최종보고서는 인쇄 전 상태로 편집된 한글파일과 보고서를 함께 제출해야함

ㅇ 과업목적을 달성하기 위하여 본 과업지시서에 누락되어 위원회가 필요하다고 인정하는 경미한 사항은 과업수행자 부담으로 시행해야함

ㅇ 다음과 같은 경우에는 특별한 사유가 없는 한 계약 위반행위로 간주하여 위원회는 과업을 중단 또는 철회할 수 있음

- 계약공정에 비하여 현저하게 공정이 미달되거나 계약기간 내에 완료할 능력이 없다고 판단될 때

- 과업수행 중 성실치 못하거나 과업보고 등 제반 지시사항을 기간 내에 이행치 않는 등 소기의 성과를 얻을 수 없다고 판단될 때

- 과업의 중간결과가 제안요청서에 비해 현저히 차이가 나거나 품질이 떨어진 경우

- 고의 또는 중대한 과실로 용역비를 잘못 산정한 경우

- 과업을 하도급 주었을 경우

ㅇ 기타사항

- 본 과업 수행 중 위원회의 사정에 의해 중단할 수 있으며, 이 경우 중단시까지 수행한 과업에 대한 보수와 실경비를 지급하되 비용계산 및 지급방법은 상호 협의 및 행안부 예규에 의함

- 본 과업 수행 중 위원회의 계획변경이 있을 시는 변경함. 이 경우 과업이 중지되거나 과업 내용이 변경된 경우 해당 기간은 과업 수행기간을 연장할 수 있음

□ 세부과업 내용

□ 위탁업무 세부실행 계획 수립

ㅇ 추진일정에 맞춘 인력배분 계획 및 세부 실행계획 수립

ㅇ 행사 전반 및 세부행사 아이디어 제안 및 작성

ㅇ 본 행사를 전담하는 담당자 지정하여 진행사항 변경 시 보고

- 매주 1회 온라인 또는 오프라인 회의 개최 진행사항 공유

ㅇ 추진 계획표

구 분	12월	1월	2월	3월	4월	5월	6월
입찰공고 및 계약체결	■	■	■
주제 및 컨텐츠 확정		■	■	■
착수보고회			■	■
호텔/회의시설 대관 및 세부계획수립			■	■
시각물 디자인, 인포메이션 키트제작			■	■	■
식음료 및 문화체험, 기념품 운영 계획			■	■	■
중간보고					■
참가자등록 및 초청 (WADA, KADA)			■	■	■	■
항공/숙박 예약 및 비자신청 지원			■	■	■
로비, 사무국, 메인홀 등 각 회의장 운영계획 및 기자재 관리 계획				■	■	■
세부 추진계획 보고회 및 최종 확인						■
행사 개최						■	■
결과보고서 제출 및 참가자 발송							■
하이라이트 영상제작, 결산 등							■

□ 회의장 조성

ㅇ 행사장 배치 및 조성계획

ㅇ 행사별, 세션별 기자재, 시스템, LED스크린 설치 및 운영

ㅇ 회의장 앞 로비 홍보/체험부스, 물품보관소 등 운영

- 예시: 스포츠체험존, 포토존 등

ㅇ 현장등록 운영 및 안내요원 배치

□ 시각물 디자인 제작

ㅇ 초청장, 배너, 현수막, 홍보물, 포디움 등 디자인 및 제작

ㅇ 인스타그램, 블로그 등 온라인 홍보물 디자인 및 제작

ㅇ 인포메이션 키트, 리플릿 등 배포용 인쇄물 디자인 및 제작

□ 참가자 관리

ㅇ 연사 및 VIP 참가자 관리

ㅇ 초청장 발송 및 참가자 등록 홈페이지 운영

ㅇ 연사 및 VIP 국내수송 (개인차량)

ㅇ 아시아 지역 내 특별지원대상자 한정 국내수송 지원

ㅇ 연사, VIP, 특별지원대상자 등 항공/숙박일정 조율 및 예약(입출국 리스트 및 루밍리스트)

- 심포지엄 관련 연사, VIP: 5성급

- 세미나 관련 연사, 일반참석자: 4성급

ㅇ 입국 시 공항 웰컴카운터/안내요원 운영

ㅇ 장애인 참석자에 대한 교통편의 제공

ㅇ 참가자 기념품 제공 및 사례금(연사) 관련 사항

ㅇ 기타 의전과 관련된 제반업무

□ 행사 개최

ㅇ 사회자 및 진행요원 관리

ㅇ 셔틀버스 운영 (필요 시)

ㅇ 사회자 시나리오, 개회사, 환영사, 축사 등 영문 작성

ㅇ 행사별 사진 및 동영상 촬영

ㅇ 문화체험, 공연 프로그램 운영

ㅇ 오만찬·커피브레이크·사전리셉션 운영

구분	세미나(90명 기준)	심포지엄(300명 기준)
커피브레이크	1회	6회
오찬	1회	2회
사전리셉션		1회
환영만찬		1회

ㅇ 무선인터넷, 노트북 사용 등을 위한 콘센트 준비 등

ㅇ 사무국 운영

- 복합기, 프린터기(흑백/컬러), PC, 노트북 설치

- 상황판 및 비상연락망 설치

- 기타 행정업무에 필요한 비품 및 집기 구비

ㅇ 기타: WADA 전문가 회의 운영 지원 (5.30-31)

- 예산, 세부운영 WADA에서 직접 개최

□ 안전관리 대책 수립

ㅇ 안전․보안․응급상황 발생 시 대책 수립 및 행사장 안전관리

ㅇ 행사장 내 청결관리 및 감염병 방역 대책 수립(필요시)

□ 후속관리

ㅇ 행사내용 및 추진현황 등 결과보고 (영어/한글)

ㅇ 행사 결과 세부내역 작성 (영어/한글)

ㅇ 참가자 만족도 조사 (영어/한글)

ㅇ 사진/동영상 촬영본 편집, 하이라이트 영상 등 (유튜브/인스타 게시용)